“Yaşamayı seviyor musun? Öyleyse zamanı boşa harcama, çünkü yaşamı yaşam yapan odur.” Benjamin Franklin
Öncelikle zamanı iyi kullanmak nedir?
Zamanı, sizi hedefinize daha da yaklaştıracak faaliyetler üzerine akıllı kullanmaktır.
Çoğu kimsenin uyduğu bir zaman planı var. Tutturmaya çalışılan teslim tarihleri, her gün verimlilikle yerine getirilen görevler… Peki tüm bunları niçin yapıyorsunuz? Girişimizinle ilgili ve kişisel hedeflerinize ulaşıyor musunuz? Öncelikle şu sorulara bakmak gerekiyor:
Zaman, gerçekten istenilen şeyleri başarmanız şeklinde mi kullanılıyor?
Yerinizde mi sayıyorsunuz?
İlerleme var, ancak çok mu yavaş?
Eğer zamanınızı hedeflerinize erişmek için kullanıyorsanız bu durumu hızlıca değiştirmeniz gerekir…
Zamanı en önem verdiğiniz konular üzerinde kullanın…
Önem sırası belirleyin, bu hedefime ulaşmak için bunu yapmalıyım, buna zaman ayırmalıyım diyebildiğiniz zaman ayırma unsurlarınız olmalı.
İşte zaman yönetimine dair önemli bir soru… Kendinizi tanıyor musunuz? bir e-kitap okumak mı sizin için daha öğretici, kursa gitmek mi, yoksa öğrenmek istediğiniz ama yatkın olmadığınız konu hakkında destek almanız mı?
Basitçe; yerinizde saymamanız için gereken yöntemleri keşfedin. Zamanı iyi kullandığınızdan emin olun.
Zaman denetimi
Bir vizyon meydana getirmelisiniz. Nereye varmak istiyorsunuz bu belirlenmeli. Sonra da bu yönde neler yapıldığı konusu. Hedef-bağlantılı kategorilere ayrılan bir zaman planı iyi bir metot oluşturacaktır.
Bu planda; büyüme ve iyileşme, insanları yönetmek, yönetimsel olmayan sorumluluklar ile idari görevler olmak üzere dört ayrı kapsam belirlenmelidir.
Gün sonlarında ve hafta sonlarında harcadığınız zamanı toplayın. Bu sayede haftalık kontrolü elinizde tutmuş olursunuz. Çok veya az çalıştığınızın farkına varmanız önemlidir.
Önceliğiniz her ne olursa olsun kendinize mutlaka zaman ayırın.
Plan yapmak
İhtiyacınız olan çalışma hedeflerine erişmek için haftalık planınızı gözden geçirdiniz diyelim, şu saatler arası çalışma, toplantılar… Ve hafta sonunda bir baktınız toplam 100 saat çalışıyorsunuz… Burada bir sorun var gibi.
Hedeflerinize ulaşmak zaman planlamasının en önemli nedeni olduğuna göre bunu daha proaktif şekillerde dönüştürmek gerekir. Belki de artık daha fazla iş bölümüne (başkalarına devretmek) ihtiyacınız vardır. Durumun tam tersi noktasında ise (20 saat çalışıyorsanız) bu durumda da diğer faaliyetlerinize (örneğin uyku) ayırdığınız zamanı azaltmanız yerinde olacaktır. Bir zaman planlamasında aşağıdaki unsurlar mutlak suretle olmalıdır.
- Yapılacak işler listesi
- Kategoriler
- Zaman kaydı
- Zaman tahminleri
- Kendinize de zaman ayırmalısınız.
Bu noktada öncelik sırasının belirlenmesi de tamamlayıcı unsurlar arasındadır.
Potansiyel engeller
Zaman yönetimi çağımızın belki de en ciddi gerekliliklerinden. Girişimciler için önemi paha biçilemez noktasında. Öte yandan olabilecek en yoğun karmaşayı da temelinde taşıyor. Girişimci ekiplerin her biri ‘tek başına bir ordu’ maiyetinde olduğu için kolay yıpranabiliyor, sinirleri farklı durumlara farklı tepkiler verebiliyor…
Çok çalıştığı için çok uyuyan girişimci ya da sürecin getirdiği etkin stres yükü nedeniyle bir türlü uyumayanlarla karşılaşabiliyoruz. Toplantılarda düşük verim, zayıf pozitif enerji gibi olumsuz etkenlerin sonuçları hayal kırıklığı yaratabiliyor. Örnekler çoğaltılabilir. Peki zaman yönetimi açısından sorun yaratabilecek potansiyel engeller nelerdir?
- Kaotik, huzursuz çalışma ortamı
- Düzensizlik (mekansal, ailesel, vb.)
- Zararlı eğilimler (savsaklama, erteleme, vb)
- Verimsiz toplantılar, seyahatler…
Yukarıdaki etkenlerle baş etmek önemli bir argüman oluşturur. Sorunlarla ilgili farkındalık ve üzerine giderek çözüme kavuşturma yetisi kritik değer arz eder.
Bu noktada önemli bir faktör için paragraph açmak yerinde olacak; çalışmanın bölünmesi…
Konsantre olduğunuz o değerli zamanı korumalısınız. Gelen ‘gerekliliği tartışmalı’ bir telefon çağrısı, sosyal medya iletisi, vb. konsantrasyon bölücülere karşı bir savunma mekanizması geliştirmelisiniz. Steril bir çalışma akışı için bazı fedakarlıklarda bulunmanızı da tavsiye edebiliriz.
“Hedefiniz mükemmellik değil, iyileşme olmaldır.”
Ve bir paragraf da düzensiz ofis, home-ofis ortamları hakkında. Girişimcilerin önemli kesiminde görülen bu durumun performansı olumsuz etkiliyor olabileceğini düşündünüz mü? Çalışma ortamını düzenlemek için atılacak adımlar son derece standarttır oysa ki…
- Planlı yerleştirme -evrakların, şarj cihazlarının bir yeri olsun…
- Masanızı temizleyin
- Masanızın üzerindeki birçok şeyi yok edin, çoğunun gereksiz olduğuna şüphemiz dahi yok. (out)
- Alışveriş yapın – Her şey için bir kutu, vb. (in)
- Tasnif edin, en gerekli şeyleri gözönüne çıkarın.
Etkin teknoloji alışkanlıkları geliştirin
Teknolojiyle iç içe bir hayat sürdüğünüzü tahmin etmemiz zor değil. Peki etkinlik seviyesi nasıl? Aşağıdaki uyarıları dikkate alabilirsiniz.
- Mesajlarınızı yönetin
- Sosyal medya ve oyun alışkanlıklarınızı gözden geçirin
- Etkin telefon davranışlarınız olsun
- e-posta kullanın ve etkin bir kullanıcı olun